IT-Fachkräftemangel im Mittelstand: Eigene IT oder Outsourcing

Eine Lösung für den IT-Fachkräftemangel im Mittelstand muss nicht bedeuten, dass du jede Aufgabe mit eigenen Mitarbeitenden abdeckst. Oft ist eine Mischform sinnvoller: Dein Team behält Wissen und Entscheidungen im Unternehmen, während externe Unterstützung den laufenden Betrieb oder klar abgegrenzte Aufgaben übernimmt. Welche Aufteilung passt, hängt davon ab, was intern zuverlässig geleistet werden kann und wo Engpässe oder Ausfälle den Betrieb gefährden.

Eine eigene IT bringt Nähe zum Tagesgeschäft und direkte Kontrolle. Schwierig wird es, wenn wenige Mitarbeitende alles abdecken sollen oder eine Stelle lange unbesetzt bleibt. Outsourcing kann entlasten, ohne dass du internes Wissen vollständig abgeben musst. Die passende Lösung liegt oft zwischen den beiden Modellen.

In diesem Artikel erfährst du, woran du erkennst, ob eigene IT, Outsourcing oder eine Mischform zu deinem Unternehmen passt. Wir betrachten typische Aufgaben, die Vor- und Nachteile der Modelle und die Fragen, die bei der Entscheidung zählen. So richtest du deine Wahl am betrieblichen Bedarf aus, statt dich vorschnell auf ein Modell festzulegen.

Demografischer Wandel und fehlender IT Nachwuchs

Der Nachwuchs wächst nicht schnell genug nach. Bis 2040 könnten in Deutschland 663.000 IT Stellen unbesetzt bleiben.

Für deinen Betrieb gehören Nachwuchsgewinnung, Wissenstransfer und eine passende Personalstrategie zusammen. Neue Technologien verändern außerdem, welche Fähigkeiten dein Team benötigt.

Schwer zu besetzende IT Berufe und Qualifikationen

Schwer zu besetzende IT-Berufe verbinden oft spezialisiertes Wissen mit praktischer Erfahrung. Eine offene Stelle lässt sich daher nicht immer mit einer beliebigen IT-Kraft besetzen.

Je nach Betrieb sind Kenntnisse in IT-Sicherheit, Cloud-Betrieb oder der Betreuung bestehender Systeme gefragt. Entscheidend ist, welche Aufgaben tatsächlich anfallen und welche davon nur einzelne Mitarbeitende beherrschen. Erstelle eine Liste: Welche Systeme müssen laufen? Wer kennt ihre Besonderheiten? Wo entstehen Engpässe, wenn jemand ausfällt?

Der Nachwuchsbedarf lässt sich nicht kurzfristig ausgleichen. In Deutschland lag die Abbruchquote im Informatikstudium 2022 bei über 50 Prozent. Rund 55.000 neue IT Absolventen gab es 2023, fünf Prozent weniger als 2020. Bis ein Auszubildender zur vollwertigen IT Fachkraft wird, dauert es drei bis vier Jahre.

Weiterbildung und Umschulung helfen, vorhandene Fähigkeiten im Unternehmen auszubauen und Mitarbeitende gezielt auf neue IT-Aufgaben vorzubereiten. Dafür brauchst du ein klar umrissenes Lernziel, feste Lernzeiten und begleitetes Üben an passenden Aufgaben.

Der technologische Wandel kann Qualifikationslücken vergrößern. Ein Team, das bisher vor allem Arbeitsplätze betreut hat, benötigt möglicherweise zusätzliche Kenntnisse zu Cloud-Diensten oder Sicherheitsabläufen. Plane deshalb regelmäßig, welche Fähigkeiten neue Vorhaben verlangen. So orientierst du Weiterbildungen an konkreten Aufgaben statt an allgemeinen Trends.

Der demografische Wandel macht Wissenstransfer ebenfalls wichtig. Scheidet eine erfahrene Person aus, können gewachsene Abläufe und wenig dokumentierte Lösungen verloren gehen. Halte wichtige Schritte fest und lass eine zweite Person sie praktisch nachvollziehen. So sinkt die Abhängigkeit von Einzelnen.

Flexible Arbeit und internationale Rekrutierung

Flexible Arbeit und internationale Rekrutierung erweitern den Kreis möglicher Bewerberinnen und Bewerber. Das ist besonders relevant, wenn Fachkräfte vor Ort schwer zu finden sind oder feste Arbeitszeiten passende Talente ausschließen.

Remote Arbeit und flexible Arbeitszeiten können Bewerbungen aus anderen Regionen ermöglichen. 2023 entfielen in Deutschland 34 Prozent der IT Stellenangebote auf Remote Stellen. Internationale Rekrutierung kann Unternehmen zusätzliche Kompetenzen erschließen.

Diese Modelle brauchen klare Abläufe. Lege fest, wie Zugänge vergeben, Arbeitsgeräte geschützt und vertrauliche Informationen geteilt werden. Bei externer oder internationaler Zusammenarbeit können unklare Zuständigkeiten und weitreichende Zugriffsrechte Datenschutz und IT-Sicherheit gefährden. Beschränke Zugriffe auf die erforderlichen Aufgaben und halte Verantwortlichkeiten nachvollziehbar fest.

Kleine IT Teams und fehlende Spezialisierung

In kleinen IT-Abteilungen deckt oft dieselbe Person mehrere Aufgaben ab. Eine tragfähige Lösung verteilt Verantwortung, reduziert Routinearbeit und ergänzt fehlende Spezialkenntnisse.

Wenn wenige Personen vieles abdecken

Eine IT-Abteilung im deutschen Mittelstand besteht häufig aus wenigen Personen. Fällt eine erfahrene Kraft aus, können Support, Benutzerverwaltung und Störungsbehebung gleichzeitig ins Stocken geraten. Prüfe daher, welche Aufgaben nur eine Person beherrscht. Dokumentiere wichtige Abläufe und ordne für jeden kritischen Prozess eine Vertretung zu. So erkennst du, ob zusätzliche Mitarbeitende nötig sind oder Aufgaben anders verteilt werden können.

Fehlende Spezialisierung zeigt sich oft im Alltag. Ein Team betreut beispielsweise Arbeitsplätze und muss zugleich Sicherheitsvorfälle bearbeiten. Dann bleibt strategische Arbeit liegen, obwohl alle ausgelastet sind. Trenne wiederkehrende Aufgaben von Vorhaben, die spezielles Fachwissen erfordern. So kannst du offene Rollen genauer beschreiben und externe Unterstützung gezielt abgrenzen.

Cloud Dienste zur Entlastung des IT Teams

Cloud-Dienste können den Aufwand für bestimmte Infrastrukturaufgaben bündeln. Statt einzelne Systeme vor Ort zu pflegen, nutzt dein Unternehmen Cloud-Server oder virtuelle Rechenzentren. Das kann interne Kapazität freisetzen, wenn Betrieb und Zuständigkeiten klar geregelt sind. Prüfe vor einer Umstellung, welche Anwendungen betroffen sind, wer Zugriffe verwaltet und wie Sicherungen organisiert werden.

Eine Cloud-Migration löst jedoch nicht jede Personalfrage. Dein Team braucht weiterhin den Überblick über Anwendungen, Daten und Nutzerrechte. Lege deshalb fest, wer Änderungen freigibt und bei Problemen entscheidet. Im Mittelstand zählt nicht allein der technische Betrieb: Mitarbeitende müssen auch wissen, an wen sie sich wenden können.

Hybride Teams führen

Hybride Teams verbinden interne Mitarbeitende mit externen Fachkräften. Damit die Zusammenarbeit funktioniert, braucht jedes Arbeitspaket eine verantwortliche Person und einen festen Übergabepunkt. Dokumentiere Entscheidungen und offene Aufgaben gemeinsam. Zum Beispiel kann die interne IT Benutzeranforderungen verantworten, während externe Spezialisten eine klar abgegrenzte Infrastrukturaufgabe übernehmen.

Auch Führung muss im Alltag sichtbar sein. Plane regelmäßige Abstimmungen und halte fest, welche Entscheidungen das interne Team trifft. So bleiben Prozesse nachvollziehbar, selbst wenn Beteiligte an verschiedenen Orten arbeiten. Klare Zuständigkeiten können außerdem erfahrene Mitarbeitende entlasten, damit sie nicht jede ungeklärte Aufgabe auffangen müssen.

Nearshoring mit dedizierten Teams

Nearshoring bezeichnet die Zusammenarbeit mit einem Team in einem geografisch nahen Ausland. Ein Tochterunternehmen eines deutschen Prüfkonzerns baute innerhalb von 25 Tagen ein Dreierteam in Tunesien auf. Das Beispiel zeigt eine mögliche Form des Aufbaus, aber keinen festen Zeitplan für andere Unternehmen.

Bei einem dedizierten Team solltest du zuerst festlegen, welche Aufgaben dauerhaft anfallen und wie Wissen geteilt wird. Vereinbare klare Verantwortlichkeiten, gemeinsame Arbeitsabläufe und feste Ansprechpersonen. Prüfe außerdem Zugriffsrechte und den Umgang mit Unternehmensdaten. So lässt sich besser beurteilen, ob Nearshoring zu deiner Branche, deinen Prozessen und der täglichen Arbeit passt.

Managed Services, Consulting und externe Expertise

Externe IT-Unterstützung kann laufende Aufgaben abdecken oder ein Projekt gezielt voranbringen. Entscheidend ist, ob dauerhaft Kapazität fehlt oder spezielles Wissen nur für eine begrenzte Aufgabe benötigt wird.

Managed Services übernehmen vereinbarte Betriebsaufgaben, etwa die Betreuung von Servern oder Sicherungen. So muss dein internes Team nicht jede Routinearbeit selbst erledigen. Das Modell kann auch für kleinere Betriebe passen, selbst wenn sie weniger als 50 Mitarbeitende haben. Wichtig bleibt eine klare Aufteilung: Welche Aufgaben liegen beim Dienstleister, welche Entscheidungen bleiben bei dir?

Consulting erfüllt einen anderen Zweck. Externe Beratung unterstützt bei einer konkreten Entscheidung oder einem Vorhaben, etwa bei der Planung einer Systemumstellung. Lege vorab Ziel, Zuständigkeiten und gewünschtes Ergebnis fest. Sonst kann ein Projekt zwar viele Besprechungen, aber keine spürbare Entlastung bringen.

Kosten und Verfügbarkeit externer IT Beratung

Vermittlung oder Einstellung eigener IT-Fachkräfte verursacht Kosten, die von der Rolle, dem Recruiting-Aufwand und der Einarbeitung abhängen. Externe Beratung wird dagegen häufig nach Zeit oder Tag abgerechnet.

Auch die Verfügbarkeit unterscheidet sich. Bei großen Beratungshäusern kann die Vorlaufzeit laut Marktangaben mehrere Monate betragen. Für eine akute Störung ist das zu lang. Ein eingespielter IT-Dienstleister kann meist innerhalb weniger Tage einen Notbetrieb sicherstellen. Die dauerhafte Übernahme von Aufgaben dauert je nach Komplexität einige Wochen.

Vergleiche deshalb nicht nur den Stundensatz. Prüfe, wie viele Stunden voraussichtlich nötig sind, ob Übergaben anfallen und wie lange du Unterstützung brauchst. Eine kurzfristige Fachberatung kann bei einem klar begrenzten Problem sinnvoll sein. Für wiederkehrende Betriebsaufgaben ist ein fest vereinbarter Leistungsumfang oft leichter planbar.

Projektbezogene Unterstützung und Recruiting

Projektbezogene Unterstützung passt, wenn ein Vorhaben klar umrissen ist und intern einzelne Kompetenzen fehlen. Bei einer Cloud-Umstellung kann ein externer Spezialist etwa die Planung begleiten, während interne Mitarbeitende Anwendungen und Abläufe erklären. Lege vor dem Start Verantwortliche, Aufgaben und Übergaben fest. So bleibt Wissen im Unternehmen und das Projekt hängt nicht dauerhaft von einer externen Person ab.

Auch die Einführung neuer Programme kann externe Unterstützung erfordern. Externe Expertise hilft beim Start, während interne Mitarbeitende geschult werden. Hält der Engpass länger an, kommen zusätzlich Recruiting, Quereinsteiger oder gezielte Qualifizierungsprogramme infrage. Diese Wege unterscheiden sich beim Zeit- und Betreuungsaufwand. Wähle daher nach der konkreten Lücke: fehlende Kapazität, fehlendes Fachwissen oder eine dauerhaft unbesetzte Rolle.

Eine sinnvolle Entscheidung beginnt mit drei Fragen: Welche Aufgabe blockiert den Betrieb? Ist der Bedarf dauerhaft oder projektbezogen? Welches Wissen muss intern bleiben? Deine Antworten zeigen, ob Beratung, laufende externe Unterstützung oder internes Recruiting besser passt.

Fachkräftemangel und Herausforderungen für mittelständische Unternehmen

Eine unbesetzte IT Stelle belastet mehr als die Personalplanung. 2025 waren in Deutschland 109.000 IT Stellen offen. Eine Besetzung dauerte durchschnittlich 7,7 Monate. Währenddessen verteilen Kolleginnen und Kollegen zusätzliche Aufgaben untereinander. Das kann Projekte verzögern und den Wettbewerb um Kunden erschweren. Für Mittelständler zählt daher nicht nur, ob eine Stelle offen bleibt. Entscheidend ist, welche Abläufe davon abhängen.

Der Engpass ist strukturell, nicht bloß eine kurzfristige Recruitingfrage. 85 Prozent der Unternehmen in Deutschland meldeten 2025 weiterhin IT Engpässe. 79 Prozent erwarteten eine weitere Verschärfung. Zugleich erhielt 2025 jede vierte IT Stelle keine einzige Bewerbung. Eine Anzeige allein beantwortet den Bedarf also nicht. Prüfe zuerst, welche Aufgaben wirklich intern erledigt werden müssen und welche sich anders verteilen lassen.

Diese Fragen helfen, die Lage genauer einzuordnen. Wenn eine einzelne Fachkraft Verwaltung, Sicherheit und Support verantwortet, entsteht ein konkretes Ausfallrisiko. Verlangt eine klar begrenzte Aufgabe dagegen nur vorübergehend zusätzliche Kompetenz, kann projektbezogene Unterstützung passen. Halte betroffene Prozesse, benötigte Fähigkeiten und mögliche Folgen einer Verzögerung fest. So wird sichtbar, ob du eine Stelle nachbesetzen, Mitarbeitende weiterqualifizieren oder Aufgaben neu ordnen solltest.

Automatisierung und KI können fehlende IT-Fachkräfte entlasten, wenn sie wiederkehrende Arbeit reduzieren. Beispiele sind standardisierte Abläufe für Anfragen, regelmäßige Auswertungen oder die automatische Bearbeitung einfacher Routineaufgaben. Acht Prozent der Unternehmen setzen KI ein, um Personalengpässe zu kompensieren. Beginne mit einem Prozess, der häufig Zeit bindet. Prüfe anschließend, ob die Entlastung tatsächlich eintritt und Mitarbeitende die Ergebnisse zuverlässig kontrollieren können.

KI ersetzt jedoch keine klare Verantwortung. 42 Prozent der Unternehmen erwarten, dass KI Projekte zusätzlichen IT Personalbedarf erzeugen. Neue Anwendungen müssen eingerichtet, betreut und in bestehende Prozesse eingebunden werden. Plane deshalb neben der möglichen Zeitersparnis auch Zuständigkeiten für Prüfung, Pflege und Fehlerbehebung ein. Sonst verlagert sich die Arbeit lediglich vom Tagesgeschäft in die Betreuung neuer Werkzeuge.

Der wirtschaftliche Druck beeinflusst die Personalplanung ebenfalls. 77 Prozent der befragten IT Mittelständler nannten 2025 die Wirtschaftslage als größtes Problem. Gleichzeitig rechneten 52 Prozent der Unternehmen damit, künftig leichter IT Fachkräfte zu finden, weil andere Firmen konjunkturbedingt Stellen streichen. Das kann Bewerbungen verändern, löst aber nicht automatisch den Engpass. Entscheidend bleibt, ob die gesuchten Fähigkeiten zur Aufgabe passen.

Die praktische Antwort lautet: Reagiere auf die Ursache, nicht nur auf die offene Stelle. Fehlt Wissen, entwickle Mitarbeitende gezielt weiter. Fehlt Kapazität für einen begrenzten Auftrag, verteile Aufgaben neu oder ergänze externe Expertise. Bindet Routinearbeit knappe Arbeitszeit, prüfe Automatisierung. So richtest du Personalentscheidungen an konkreten Betriebsrisiken aus und organisierst die IT-Arbeit im Mittelstand verlässlich.

Welche IT Berufe und Qualifikationen sind besonders schwer zu besetzen?

Eine allgemeingültige Rangliste gibt es nicht. Im Mittelstand wird eine Stelle besonders anspruchsvoll, wenn sie mehrere Aufgaben verbindet. Eine Person soll beispielsweise Cloud-Dienste betreuen, Zugriffe absichern und Beschäftigte unterstützen. Suche deshalb nicht nur nach einem passenden Titel. Beschreibe zuerst, welche Systeme laufen müssen und welche Entscheidungen die neue Kraft treffen soll.

Bei spezialisierten Aufgaben zählen konkrete Fähigkeiten. Für den Betrieb einer Cloud-Umgebung brauchst du etwa Kenntnisse zu Systemen, Zugriffsrechten und Datensicherung. In der IT-Sicherheit geht es darum, Risiken zu erkennen und auf Störungen geordnet zu reagieren. Soll dieselbe Stelle zusätzlich den alltäglichen Support abdecken, wird das Anforderungsprofil schnell zu breit. Trenne Muss-Aufgaben von Fähigkeiten, die du später vermitteln kannst.

Auch die Nachfrage nach Erfahrung beeinflusst die Besetzung. Das zeigt, dass tiefes Spezialwissen eine eigene Personalentscheidung erfordert. Überlege, ob du dieses Wissen dauerhaft intern brauchst oder nur für ein klar umrissenes Vorhaben.

Ein hilfreicher erster Schritt ist eine Aufgabenübersicht. Erfasse wiederkehrende Arbeiten wie Benutzerverwaltung und Support getrennt von besonderen Vorhaben. Notiere anschließend, welche Kenntnisse fehlen und welche Beschäftigten sie entwickeln könnten. Ein kaufmännischer Mitarbeiter könnte schrittweise IT-Koordinationsaufgaben übernehmen, wenn dafür Zeit, Anleitung und klare Zuständigkeiten vorgesehen sind. So wird aus einer pauschalen Suche nach einer Fachkraft ein konkreter Entwicklungs- oder Besetzungsbedarf.

Unterscheide bei der Auswahl außerdem zwischen Fachwissen und Verantwortung. Ein externer Spezialist kann eine technische Aufgabe bearbeiten. Die interne Ansprechperson muss dennoch Ziele, Prioritäten und betriebliche Auswirkungen verstehen. Formuliere deshalb für jede Rolle, welche Entscheidungen dazugehören und an wen sie übergeben werden. So bleiben wichtige Aufgaben nicht zwischen Support, Projektarbeit und Leitung liegen.

Bleibt eine Position lange offen, prüfe das Anforderungsprofil erneut. Sind wirklich alle genannten Kenntnisse vom ersten Arbeitstag an erforderlich? Welche Aufgaben lassen sich standardisieren, intern verteilen oder zeitlich begrenzt extern abdecken? Benötigt ein Unternehmen besondere Architekturkenntnisse etwa nur für eine Cloud-Umstellung, muss es diese Fähigkeit nicht automatisch dauerhaft als Vollzeitstelle einplanen. Für kontinuierlich kritische Systeme kann internes Wissen dagegen entscheidend sein.

Die passende Besetzung ergibt sich aus dem Zusammenspiel von Aufgaben, Risiko und benötigter Erfahrung. Erstelle ein Anforderungsprofil anhand konkreter Arbeitssituationen statt möglichst vieler Schlagwörter. Vergleiche anschließend interne Entwicklung, externe Expertise und Recruiting. So wird sichtbar, welche Qualifikation dein Betrieb tatsächlich braucht und welche Lösung den Alltag verlässlich unterstützt.

PULS.Systems: PULS.Systems Business Cloud Basis

Für mittelständische Unternehmen im Ruhrgebiet, in Krefeld, Mülheim, Duisburg, Oberhausen, Essen, Dortmund und Bochum kann die PULS.Systems Business Cloud Basis eine Option sein, wenn Infrastrukturaufgaben das interne Team stark binden.

Überlege vor dem nächsten Gespräch, welche Abläufe deine Mitarbeitenden selbst steuern sollen und wo sie Unterstützung im Betrieb brauchen. So lässt sich die IT-Umgebung an den Arbeitsalltag deines Unternehmens anknüpfen.

Notiere wichtige Systeme, Zuständigkeiten und wiederkehrende Engpässe. Diese Übersicht erleichtert es, den Bedarf einzuordnen und offene Fragen konkret zu besprechen.

Besuche cloud.puls.systems oder nimm Kontakt mit PULS.Systems auf.

Lege jetzt den passenden nächsten Schritt fest

Bevor du Aufgaben neu verteilst, halte fest, welche IT-Bereiche dein Team künftig selbst steuern soll. Danach kannst du entscheiden, ob eine interne Rolle, externe Unterstützung oder eine andere Aufteilung besser passt. Eine Lösung für den IT-Fachkräftemangel im Mittelstand richtet sich nicht nach einem Modell für alle, sondern nach den Aufgaben, die dein Betrieb zuverlässig abdecken muss.

Wenn der Infrastrukturbetrieb vor allem interne Kapazität bindet, kann die PULS.Systems Business Cloud Basis passen. Für umfassendere Betreuung gibt es die PULS.Systems Business Cloud Vollständig Betreut. Eine Cloud-Migration unterstützt den Wechsel in eine Cloud-Umgebung. So setzt eine Lösung für den IT-Fachkräftemangel im Mittelstand bei deinem konkreten Bedarf an, statt vorschnell Zuständigkeiten abzugeben.

Bring deine offenen Fragen und die wichtigsten betrieblichen Anforderungen in ein Gespräch ein. So lässt sich der nächste Schritt konkret planen.

Eine klare Aufgabenverteilung schafft eine tragfähige Grundlage für die nächsten Entscheidungen.

Häufige Fragen zum IT Fachkräftemangel im Mittelstand

Eigene IT, Outsourcing oder Mischform?

Eine Mischform passt oft, wenn du internes Wissen bewahren und zugleich Kapazität ergänzen willst. Behalte Entscheidungen zu Prioritäten und betrieblichen Abläufen im Unternehmen. Gib klar umrissene Aufgaben nach außen, wenn sie regelmäßig anfallen oder spezielles Wissen verlangen. Für die Abwägung hilft eine einfache Frage: Wer muss im Alltag erreichbar sein, wenn ein System ausfällt oder eine Änderung ansteht?

IT Fachkräftemangel: Gelöst oder nur verschoben?

Outsourcing beseitigt den Fachkräftemangel nicht, sondern verlagert bestimmte Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Das kann deinem Betrieb helfen, sofern Zuständigkeiten klar bleiben. Bestimme intern eine Person, die Anforderungen bündelt und Ergebnisse einordnet. Sonst wandert die tägliche Arbeit zwar nach außen, aber Abstimmungen und Entscheidungen bleiben ungeklärt. Prüfe regelmäßig, ob die gewählte Aufteilung noch zu den Aufgaben passt.

Lohnt sich IT Outsourcing auch für kleinere Mittelständler unter 50 Mitarbeitern?

Ja, Outsourcing kann sich auch für kleinere Mittelständler eignen, wenn der interne IT-Betrieb schwer abzudecken ist. Entscheidend ist nicht allein die Mitarbeiterzahl, sondern die Art der Aufgaben. Ein Unternehmen mit wenigen Beschäftigten kann etwa die laufende Systempflege auslagern und intern eine verantwortliche Ansprechperson behalten. Outsourcing passt weniger, wenn eine Aufgabe eng mit internem Prozesswissen verbunden ist und sich nicht sinnvoll abgrenzen lässt.

Wie kann ein kleines Unternehmen im Wettbewerb um IT Fachkräfte bestehen?

Ein kleines Unternehmen kann mit klaren Aufgaben, kurzen Entscheidungswegen und nachvollziehbaren Entwicklungsmöglichkeiten punkten. Beschreibe in der Stellenanzeige konkrete Probleme, die die neue Kraft lösen soll, statt eine lange Wunschliste aufzuzählen. Zeige auch, wer fachlich begleitet und wie neue Ideen umgesetzt werden. Prüfe zusätzlich, ob flexible Arbeitszeiten oder ortsunabhängiges Arbeiten zur Tätigkeit passen. So wird klar, was der Arbeitsplatz im Alltag bietet.

Wie groß ist der IT Fachkräftemangel im deutschen Mittelstand aktuell?

Eine eigene Zahl nur für den deutschen Mittelstand lässt sich aus den hier verwendeten Marktangaben nicht ableiten. Für den gesamten deutschen Arbeitsmarkt bezifferte Bitkom 2025 die Zahl unbesetzter IT Stellen auf 109.000. Diese Zahl beschreibt nicht ausschließlich mittelständische Unternehmen. Für deine Planung ist deshalb zusätzlich wichtig, welche Aufgaben im Betrieb offenbleiben und wie lange sie sich auf Mitarbeitende oder laufende Vorhaben auswirken.

Welche Maßnahmen helfen mittelständischen Unternehmen, IT Fachkräfte zu gewinnen?

Mach den Einstieg konkret: Benenne eine verantwortliche Führungskraft, beschreibe erreichbare Aufgaben und plane Zeit für die Einarbeitung ein. Prüfe zugleich, ob Mitarbeitende aus anderen Bereichen passende Fähigkeiten mitbringen. Eine kaufmännische Person könnte zum Beispiel IT-Abläufe koordinieren, wenn sie dafür geschult wird und klare Befugnisse erhält. Auch Praktika oder Werkstudentenstellen können Kontakte zu Nachwuchskräften schaffen, bevor eine konkrete Stelle zu besetzen ist.

Wann lohnt sich IT Outsourcing oder Managed Services statt eigener IT Mitarbeiter?

Externe Unterstützung ist sinnvoll, wenn klar definierte Betriebsaufgaben regelmäßig Zeit binden oder eine intern nicht dauerhaft benötigte Spezialisierung gefragt ist. Eigene IT-Mitarbeitende sind besonders wichtig, wenn Entscheidungen eng mit Geschäftsabläufen verbunden sind oder internes Wissen geschützt und weiterentwickelt werden soll. Vergleiche deshalb nicht nur die Aufgaben, sondern auch Übergaben, interne Abstimmung und Vertretung. So erkennst du, ob Auslagerung, interne Besetzung oder eine Mischform tragfähiger ist.

Artikel von

Oliver Puls

Oliver Puls ist Geschäftsführer der CCA GmbH & Co. KG und Kopf hinter der Marke PULS.Systems. Als erfahrener IT-Stratege, CIO to Go und DEKRA-zertifizierter KI-Beauftragter begleitet er seit über 30 Jahren mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung, IT-Sicherheit und Cloud-Transformation.
Sein Fokus liegt auf praxisnahen, wirtschaftlichen und nachhaltigen IT-Lösungen, die Unternehmen entlasten und Prozesse vereinfachen. Als Berater und Speaker vermittelt er komplexe IT- und KI-Themen verständlich und mit klarem Blick auf den tatsächlichen Mehrwert.
Seine Philosophie: „Technologie muss den Menschen dienen – nicht umgekehrt.“
Unter dem Motto „ZeIT für Dich“ unterstützt er Unternehmen dabei, Arbeitszeit in wertvolle Lebenszeit zu verwandeln.
Foto: Harry Flint